Gesetzliche Grundlagen

Müssen Dokumente verpflichtend barrierefrei sein?

Wenn öffentliche Stellen Dokumente auf ihren Webseiten und mobilen Anwendungen (Apps) veröffentlichen, müssen diese barrierefrei sein. Aber welche Regelungen verpflichten öffentliche Stellen eigentlich zur Barrierefreiheit von Dokumenten? Was ist aus rechtlicher Sicht überhaupt unter einem Dokument zu verstehen? Mit diesem Artikel geben wir Ihnen einen Überblick über die rechtlichen Grundlagen in Sachsen-Anhalt.

Die Verpflichtung zur barrierefreien Gestaltung von Dokumenten ist Teil der gesetzlichen Regelungen zur Barrierefreiheit von Webseiten und Apps. Webseiten im Sinne des Gesetzes sind auch Intranet- und Extranetseiten. Darin veröffentlichte Dokumente müssen daher auch barrierefrei sein.

Die rechtliche Verpflichtung zur barrierefreien Gestaltung von Webseiten und Apps ergibt sich in Sachsen-Anhalt aus:

• Paragraf 16 und 16a Behindertengleichstellungsgesetz Sachsen-Anhalt (BGG LSA) und
• Paragraf 10 und 11 Behindertengleichstellungsverordnung Sachsen-Anhalt (BGGVO LSA).

Verpflichtet sind alle öffentlichen Stellen im Sinne des BGG LSA. Was genau unter einer „öffentlichen Stelle“ im Sinne dieses Gesetzes zu verstehen ist, haben wir für Sie zusammengefasst. Die Einzelheiten dazu erklären wir auf der Seite über die gesetzlichen Grundlagen der Barrierefreiheit von Webseiten.

Was ist ein Dokument im Sinne der Richtlinie?

Dokumente werden im Zusammenhang mit der barrierefreien Gestaltung von Webseiten und Apps weder im BGG LSA noch in der BGGVO LSA ausdrücklich genannt. Erwähnt werden sie aber in der EU-Richtlinie 2016/2102. Die Richtlinie enthält zwar keine detaillierte Definition des Dokumentenbegriffs. Sie erklärt aber mit Hilfe allgemein bekannter Typen von Dokumenten und klassischer Bürovorgänge, was ein Dokument ist.

Die Richtlinie versteht unter Dokumenten Dateiformate aus Büroanwendungen, die von einer Webseite oder App heruntergeladen werden können.

Als Beispiele für solche Dateiformate werden

• PDF-Dateien,
• Dokumente aus Microsoft Office Anwendungen oder
• gleichwertige Formate genannt.

Dokumente sind daher zum Beispiel auch Präsentationsfolien.

Wann ist ein Dokument nach dem Gesetz barrierefrei?

Nach dem Gesetz ist ein Dokument barrierefrei, wenn es wahrnehmbar, bedienbar, verständlich und robust gestaltet ist. Das steht in Paragraf 16a Absatz 1 Satz 1 BGG LSA und Paragraf 11 Absatz 1 Satz 2 BGGVO LSA. Aber wann erfüllt ein Dokument diese Anforderungen? Das ist gesetzlich nicht leicht verständlich geregelt.

Nach dem Gesetz wird die Barrierefreiheit eines Dokuments vermutet, wenn es den Anforderungen einer bestimmten Norm entspricht. Diese Norm muss im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht worden sein. Das steht in Paragraf 11 Absatz 2 BGGVO LSA.

Mit dieser Regelung werden vor allem 2 Ziele verfolgt:

1. Rechtssicherheit in der praktischen Anwendung: Öffentliche Stellen können davon ausgehen, die gesetzlichen Anforderungen erfüllt zu haben, wenn das Dokument den Anforderungen der im Amtsblatt der EU veröffentlichten Norm entspricht.
2. Zulassung anderer Lösungen: eine gleichwertige wahrnehmbare, bedienbare, verständliche und robuste Gestaltung kann gegebenenfalls auch erreicht werden, ohne die Anforderungen der im Amtsblatt der EU veröffentlichten Norm einzuhalten.

Die Europäische Kommission hat im Amtsblatt der EU die Europäische Norm (EN) 301 549 in der Version 3.2.1 aus dem März 2021 veröffentlicht. Die Norm trägt den Titel „Barrierefreiheitsanforderungen für IKT-Produkte und -Dienstleistungen“. Die Veröffentlichung im EU-Amtsblatt erfolgte aufgrund des Durchführungsbeschlusses der Europäischen Kommission mit der Nummer 2021/1339.

Müssen alle Dokumente auf Webseiten und Apps barrierefrei sein?

Grundsätzlich müssen alle Dokumente, die auf Webseiten und Apps veröffentlicht werden, barrierefrei sein. Es gibt aber 2 Ausnahmen:

1. Dokumente, die die öffentliche Stelle vor dem 23. September 2018 veröffentlicht hat. Sie müssen nur dann barrierefrei gestaltet werden, wenn sie für ein aktives Verwaltungsverfahren der öffentlichen Stelle erforderlich sind. Das steht in Paragraf 16 Absatz 3 BGG LSA in Verbindung mit Artikel 1 Absatz 4 Buchstabe a) der EU-Richtlinie 2016/2102.
2. Bei unverhältnismäßiger Belastung der öffentlichen Stelle. Wann eine unverhältnismäßige Belastung vorliegt, richtet sich nach den Kriterien des Artikel 5 der EU-Richtlinie 2016/2102. Das steht in Paragraf 16a Absatz 4 BGG LSA.

Die öffentliche Stelle muss prüfen, ob ein Dokument nach einem der beiden Ausnahmegründe nicht barrierefrei gestaltet werden muss. Vor allem bei der Ausnahme wegen einer unverhältnismäßigen Belastung kann sich das Ergebnis der Beurteilung mit der Zeit ändern.
Nicht barrierefrei gestaltete Dokumente sind in der Erklärung zur Barrierefreiheit anzugeben. Der Eintrag erfolgt unter „Nicht barrierefreie Inhalte“ und dem einschlägigen Ausnahmegrund. Dort kann zum Beispiel angegeben werden, dass nicht barrierefreie Dokumente als solche gekennzeichnet sind. Was eine Erklärung zur Barrierefreiheit ist, erläutern wir Ihnen im Artikel „Erstellungshilfe für die Erklärung zur Barrierefreiheit“.

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