Elektronische Akte

Das Rückgrat der barrierefreien digitalen Verwaltung

Die Digitalisierung der Verwaltung kann ohne elektronische Aktenführung nicht gelingen. So kann zum Beispiel ein Bauantrag nur digital bearbeitet werden, wenn auch das Grundbuch digital vorliegt. Die digitale Verwaltung soll für alle Menschen ohne Hilfe, also barrierefrei, nutzbar sein. Deshalb sollten auch alle relevanten Informationen und Dokumente als barrierefreie elektronische Akte zur Verfügung stehen.

Wie kann der gute alte Aktenschrank in das digitale Zeitalter überführt werden? Es besteht allgemein Konsens darüber, dass die papierbasierte Ablage von Dokumenten heute nicht mehr zeitgemäß ist. Papierakten zu erstellen und zu pflegen erfordert einen enormen manuellen Aufwand. Dies kann zu verschiedenen Problemen führen. Dass Akten vollständig und sicher sind, hängt sehr stark von der individuellen Sorgfalt der Sachbearbeitenden ab.

Die elektronische Akte, die sogenannte E-Akte, tritt diesen Problemen entgegen. Sie bildet darüber hinaus die Grundlage für eine erfolgreiche Digitalisierung von Verwaltungsleistungen. Dies kann zum Beispiel das Beantragen eines neuen Personalausweises auf einem Onlineportal sein und vieles mehr.

Was ist die E-Akte und welche Vorteile bietet sie?

In der E-Akte werden alle relevanten Informationen zu Verwaltungsvorgängen elektronisch abgelegt. Vereinfacht gesagt wird alles, was in der Vergangenheit in Papierakten abgelegt wurde, in der elektronischen Akte gespeichert. Der große Vorteil einer elektronischen Aktenführung ist die zentrale Ablage an einem Ort. Die öffentlichen Stellen greifen für die einzelnen Verwaltungsvorgänge auf einen zentralen Datenbestand zurück. Dieser Datenbestand kann ohne Medienbrüche automatisiert erstellt, gepflegt und gelöscht werden. Dies ermöglicht eine gesetzeskonforme und revisionssichere Dokumentation aller Verwaltungsvorgänge.

Zusammengefasst bietet die E-Akte folgende Vorteile:

• ortsunabhängiger Zugriff,
• schnellere Abwicklung von Verwaltungsvorgängen,
• automatisierte Nachweisführung (Revisionssicherheit),
• einfacher Austausch von Informationen zwischen Behörden,
• automatisiertes Einhalten von Fristen zur Aktenaktualisierung oder -vernichtung,
• Wegfall von Medienbrüchen,
• Transparenz über gespeicherte Informationen und vieles mehr.

Warum die E-Akte barrierefrei gestalten?

Trotz der teilweise fehlenden gesetzlichen Regelungen zur Barrierefreiheit der E-Akte, empfiehlt die Landesfachstelle eine barrierefreie Umsetzung. Die E-Akte bildet die Informationsbasis für alle Verwaltungsvorgänge und Verwaltungsleistungen. Digitale Verwaltungsleistungen werden oft als Webseiten oder Verwaltungsportale bereitgestellt. Hier ist eine barrierefreie Gestaltung entsprechend des Behindertengleichstellungsgesetzes Sachsen-Anhalt verpflichtend. Daher empfiehlt sich auch eine barrierefreie Informationsbasis.

Weiterhin werden Informationen und Dokumente aus der E-Akte den Bürgern und Bürgerinnen zum Teil auch zugänglich gemacht. In diesem Fall müssen diese Auszüge aus der E-Akte ebenfalls barrierefrei sein.